E-fakturácia z pohľadu účtovnej firmy

Väčšina diskusií k e-fakturácii sa točí okolo XML BIS3, siete Peppol či parametrov digitálnych poštárov. Pre účtovné kancelárie je však kľúčové niečo iné. Koľko administratívy zostane na pleciach klienta, koľko administratívy pribudne účtovníkom, ktorý digitálny poštár bude najvhodnejší a ako sa nastaví spolupráca s klientmi.

 

Tri prevádzkové modely spolupráce medzi klientom a účtovníkom


 

Pri pohľade na reálnu prax v účtovných kanceláriách možno klientov rozdeliť do troch najčastejších prevádzkových modelov podľa toho, ako pristupujú k administratíve a ďalšiemu spracovaniu dokladov. Od týchto scenárov sa potom odvíja nastavenie efektívnej spolupráce aj samotná voľba digitálneho poštára.

 
Model 1
Model 1: Klient, ktorý má vlastný informačný či fakturačný systém

V tomto modeli je klient pánom svojho systému.

  • Ako to funguje: Používa vlastný fakturačný systém alebo ERP riešenie, v ktorom si kompletnú fakturáciu a správu dokladov riadi sám. Elektronické faktúry prijíma a odosiela vo svojom prostredí, sám ich kontroluje, schvaľuje a eviduje.
  • Rola účtovníka: Účtovník do procesu nevstupuje v reálnom čase – dáta preberá až následne formou importu do svojho účtovného systému.
  • Pre koho je vhodný: Typicky pre firmy s vlastnou administratívou, internou účtovníčkou alebo podnikateľov, ktorí chcú mať všetky procesy pevne pod vlastnou kontrolou. Klient je tu primárnym používateľom systému.


Model 2
Model 2: Klient, ktorý chce nulovú administratívu – tzv. pasívny len notifikačný prístup k prijatým e-faktúram

Na opačnom konci spektra stoja klienti, ktorí administratívu riešiť nechcú – faktúry vystavujú len sporadicky alebo vôbec a celú agendu radšej prenechajú odborníkom.

  • Ako to funguje: Podnikateľ nepotrebuje žiaden vlastný systém, portál ani zložité rozhranie. Keď mu cez Peppol príde elektronická faktúra, systém mu pošle e-mailovú notifikáciu s prílohou. Klient si doklad prečíta, skontroluje a uhradí ho. Tým sa jeho úloha končí.
  • Rola účtovníka: Celá evidencia, zaúčtovanie a spracovanie dokladu prebieha výlučne v desktopovom ERP systéme účtovnej kancelárie.
  • Pre koho je vhodný: Ideálne riešenie pre menších živnostníkov a malé firmy, ktoré chcú nulovú administratívu a minimálne starosti.


Model 3
Model 3: Klient, ktorý zdieľa spracovanie e-faktúr so svojím účtovníkom

Najzaujímavejší a pre budúcnosť najefektívnejší model predstavuje prepojený svet klienta a účtovníka nad rovnakými dátami.

  • Ako to funguje: Klient používa vlastný, na to určený nástroj (napr. webovú aplikáciu mPohoda), v ktorom vystavuje faktúry a sleduje obchodnú stránku podnikania. Účtovník zároveň pracuje v desktopovej Pohode. Dáta sa medzi oboma prostrediami automaticky synchronizujú v reálnom čase – nikto nič neprepisuje ani neposiela e-mailom.
  • Deľba práce: Klient rieši biznis (vystavovanie faktúr, schvaľovanie dokladov, evidenciu zákaziek a kontrolu úhrad), účtovník rieši odbornú stránku (evidenciu, účtovníctvo, DPH a výkazy).
  • Pre koho je vhodný: Pre aktívnych podnikateľov a živnostníkov, ktorí chcú mať prehľad o svojich zákazkách a peňažných tokoch, ale účtovné spracovanie nechávajú na svoju účtovnú kanceláriu.


 

Budúcnosť nie je v posielaní dokladov, ale v zdieľaní dát

 

Najväčšou zmenou roka 2027 nebude samotný formát XML BIS3 ani sieť Peppol. Skutočná revolúcia spočíva v definitívnom konci ručného nosenia či preposielania dokladov.

Účtovné kancelárie preto pri výbere riešení pre svojich klientov nemusia premýšľať v kategóriách „SZČO vs. s.r.o.“ alebo „platiteľ vs. neplatiteľ DPH“. Úspech a pokoj v kancelárii prinesie správne zaradenie klienta do jedného z troch prevádzkových modelov. Ten totiž určí, či klient využije:

Potrebujete sa poradiť?

Pri výbere najvhodnejšieho modelu spolupráce je dôležité zvážiť ako potreby účtovnej kancelárie, tak klientove preferencie. Radi s vami všetko preberieme a ponúkneme ideálne riešenie.


DOHODNÚŤ KONZULTÁCIU ZADARMO