E-fakturácia z pohľadu účtovnej firmy

Pre účtovné kancelárie sú dôležitejšie praktické otázky. Koľko administratívy zostane klientovi, koľko jej pribudne účtovníkovi, ktorý digitálny poštár bude najvhodnejší a ako nastaviť spoluprácu s klientmi.

 

Tri prevádzkové modely spolupráce medzi klientom a účtovníkom


 

Pri pohľade na reálnu prax v účtovných kanceláriách možno klientov rozdeliť do troch najčastejších prevádzkových modelov podľa toho, ako pristupujú k administratíve a ďalšiemu spracovaniu dokladov. Od týchto scenárov sa potom odvíja nastavenie efektívnej spolupráce aj samotná voľba digitálneho poštára.

 
Model 1
Model 1: Klient, ktorý má vlastný informačný či fakturačný systém

V tomto modeli si klient všetky procesy riadi vo vlastnom systéme.

  • Ako to funguje: Používa vlastný fakturačný systém alebo ERP riešenie, v ktorom si kompletnú fakturáciu a správu dokladov riadi sám. Elektronické faktúry prijíma a odosiela vo svojom prostredí, sám ich kontroluje, schvaľuje a eviduje.
  • Rola účtovníka: Účtovník do procesu nevstupuje v reálnom čase – dáta preberá až následne formou importu do svojho účtovného systému.
  • Pre koho je vhodný: Typicky pre firmy s vlastnou administratívou, internou účtovníčkou alebo podnikateľov, ktorí chcú mať všetky procesy pevne pod vlastnou kontrolou. Klient je tu primárnym používateľom systému.


Model 2
Model 2: Klient, ktorý chce nulovú administratívu – chce iba dostávať upozornenia na nové prijaté e-faktúry

Na opačnom konci spektra stoja klienti, ktorí administratívu riešiť nechcú – faktúry vystavujú len sporadicky alebo vôbec a celú agendu radšej prenechajú odborníkom.

  • Ako to funguje: Podnikateľ nepotrebuje žiaden vlastný systém, portál ani zložité rozhranie. Keď mu cez Peppol príde elektronická faktúra, systém mu pošle e-mailovú notifikáciu s prílohou. Klient si doklad prečíta, skontroluje a uhradí ho. Tým sa jeho úloha končí.
  • Rola účtovníka: Celá evidencia, zaúčtovanie a spracovanie dokladu prebieha výlučne v desktopovom ERP systéme účtovnej kancelárie.
  • Pre koho je vhodný: Ideálne riešenie pre menších živnostníkov a malé firmy, ktoré chcú nulovú administratívu a minimálne starosti.


Model 3
Model 3: Klient, ktorý zdieľa spracovanie e-faktúr so svojím účtovníkom

Moderný spôsob spolupráce predstavuje model založený na zdieľaní dát medzi klientom a účtovníkom.

  • Ako to funguje: Klient používa vlastný, na to určený nástroj (napr. webovú aplikáciu mPohoda), v ktorom vystavuje faktúry a sleduje obchodnú stránku podnikania. Účtovník zároveň pracuje v desktopovej Pohode. Dáta sa medzi oboma prostrediami automaticky synchronizujú v reálnom čase – nikto nič neprepisuje ani neposiela e-mailom.
  • Deľba práce: Klient rieši biznis (vystavovanie faktúr, schvaľovanie dokladov, evidenciu zákaziek a kontrolu úhrad), účtovník rieši odbornú stránku (evidenciu, účtovníctvo, DPH a výkazy).
  • Pre koho je vhodný: Pre aktívnych podnikateľov a živnostníkov, ktorí chcú mať prehľad o svojich zákazkách a peňažných tokoch, ale účtovné spracovanie nechávajú na svoju účtovnú kanceláriu.


 

Budúcnosť nie je v posielaní dokladov, ale v zdieľaní dát

 

Najväčšou zmenou roka 2027 nebude samotný formát XML BIS3 ani sieť Peppol. Skutočná revolúcia spočíva v definitívnom konci ručného nosenia či preposielania dokladov.

Účtovné kancelárie preto pri výbere riešení pre svojich klientov nemusia premýšľať v kategóriách „SZČO vs. s.r.o.“ alebo „platiteľ vs. neplatiteľ DPH“. Správne zaradenie klienta do jedného z troch prevádzkových modelov prinesie účtovnej kancelárii viac pokoja a efektivity. Ten totiž určí, či klient využije:

Potrebujete sa poradiť?

Pri výbere najvhodnejšieho modelu spolupráce je dôležité zvážiť tak potreby účtovnej kancelárie, ako aj klientove preferencie. Radi s vami všetko preberieme a ponúkneme ideálne riešenie.


DOHODNÚŤ KONZULTÁCIU ZADARMO