O tom, že POHODA eviduje dátum použitia adresy na predpredajných, predajných a popredajných dokladoch, ste sa dozvedeli v jednom z predchádzajúcich návodov. A práve u týchto typov dokladov si môžete nastaviť aj dobu, počas ktorej je ich vystavenie právnym dôvodom k spracovaniu osobných údajov. Cez Nastavenie/Globálne nastavenie/GDPR vyplňte lubovoľnú dobu v dňoch, týždňoch, mesiacoch a rokoch. Je možnosť zvoliť aj možnosť neomezene.

Pre výber adries s aktuálne platným súhlasom, či účelom alebo naopak s končiacím súhlasom k určitému dátumu využite povel Vyhľadať záznamy… pod ponukou Záznam/GDPR v agende Adresár. Možností vyhľadávania adries podľa právnych dôvodov spracovania je hneď niekoľko, POHODA rozlišuje:

1. Platné dôvody
2. Dôvody s končiacou platnosťou
3. Exspirované dôvody
4. Adresy bez dôvodu spracúvania

Podľa zvolenej možnosti sa na druhej strane sprievodcu zobrazia rozšírené voľby pre vyhľadávanie. Vyberte si to, čo konkrétne požadujete, a dokončite sprievodcu. V tabuľke agendy potom uvidíte prehľad vyhľadaných záznamov podľa vami zvolených kritérií.

POHODA vám umožní konkrétnu adresu označiť príznakom Obmedzené spracovanie, ktorý zaistí, aby adresa nebola pre použivateľa programu viditeľná a zneprístupní ju tak pre dalšie použitie. Tým užívateľom umožňuje realizovať právo subjektu na obmedzené spracovanie podľa článku 18 Všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov. Ako postupovať?

Umiestnite kurzor na vybranú adresu a zvoľte povel Obmedzené spracovanie v ponuke Záznam/GDPR. Adresa sa okamžite označí rovnomenným príznakom a vo formulari agendy už ju ďalej neuvidíte.



Všetky adresy, ktorým ste priradili príznak Obmedzené spracovanie, si zobrazíte jednoduchým kliknutím pravého tlačítka myši na stavový riadok v časti, kde sa vyberá rozsah zobrazenia záznamov a zvolením možnosti Obmedzené spracovanie.

Záznamy, ku ktorým chcete pridať príslušný dôovod spracovania údajov, je potrebné v agende Adresár najskôr vybrať. Jednoducho si ich označte krížikom a vyberte pomocou záložky Moje Označene. Potom už len zvolte povel Hromadne pridať dôvod spracovania… v ponuke Záznam/GDPR, vyberte konkrétny právny dôvod a potvrďte tlačítkom Dokončiť. V dialogovom okne sa vám ponúknu všetky dôvody, ktoré ste si predtým zadali v agende Dôvody spracovania údajov GDPR.

Záložka GDPR v agende Adresár skrývá jednu užitočnú funkciu z pohľadu správy osobných údajov. Povie vám totiž, kedy naposledy ste adresu, na ktorú máte práve umiestený kurzor, použili na predpredajných, predajných a popredajných dokladoch:

• Dátum u predpredajných dokladov načíta POHODA z agiend Prijaté ponuky, Vydané ponuky, Prijaté dopyty a Vydané dopyty.
• Dátum u predajných dokladov načíta POHODA z agiend Banka, Pokladňa, Interné doklady, Prijaté objednávky, Vydané objednávky, Vydané faktúry, Vydané zálohové faktúry, Ostatné pohľadávky, Prijaté faktúry, Prijaté zálohové faktúry, Ostatné záväzky a Predajky.
• Datum u popredajných dokladov načíta POHODA z agiend Reklamácie a Servis.

Aby POHODA datum správna načítala, stačí pri vystavovaní daného dokladu preniesť adresu priamo z agendy Adresár. Dátum sa na záložke GDPR aktualizuje hneď po zvolení voľby Záznam/GDPR/Aktualizovať dátumy použita adresy…



Z pohľadu nariadenia GDPR sa tak oplatí všetko (počnúc vydanou ponukou a reklamačným protokolom končiac) evidovať priamo v ekonomickom systéme POHODA, iba tak budete mať dokonalý prehľad o spracovaní osobných údajov.

V agende Adresár nájdete záložku GDPR a na nej môžete vybranej adrese priradiť dôvod spracovania údajov. Vyberte jej z výklopného zoznamu v stĺpci Názov, podľa ktorého POHODA automaticky doplní popis dôvodu, a potrebné údaje spracovaných údajov.



Preddefinované dôvody spracovania údajov môžete upraviť v agende Dôvody spracúvania údajov GDRP, ktorá nájdte v ponuke Nastavenie/Zoznamy.

POHODA obsahuje špeciálnu agendu, v ktorej sú právne dôvody spracovania osobných údajov už preddefinované. Agenda vám však poskytuje taktiež maximálny priestor pre zapísanie vlastných dôvodov– predsa len, každý obor podnikania zahrňuje špecifické služby, a tým pádom existuje mnoho okolností spracovania údajov. Pri zápise nového záznamu (dôvodu) stačí vyplniť preddefinované pole formulára. Tieto záznamy potom môžete priraďovať k jednotlivým záznamom v agende Adresár.



Agendu Dôvody spracúvania GDRP nájdete v ponuke Nastavenie/Zoznamy.

Funkčnosť pre GDPR v ekonomickom systéme POHODA jednoducho aktivujete v agende Globálne nastavenie/GDPR zašktrtnutím voľby Povoliť GDPR.



Sprístupní sa vám agenda Dôvody spracúvania údajov GDPR a záložka GDPR v agende Adresár.