Číselné označenie je povinnou súčasťou fakturácie, resp. daňových dokladov.. Ako ale pri číslovaní faktúr správne postupovať, ako by malo číslo faktúry vyzerať a akých chýb sa vyvarovať?
Aké sú požiadavky na číslovanie faktúr?
Číslo faktúry je vlastne reťazec znakov, najčastejšie číslic a písmen, ktoré odlišujú jednu faktúru od druhej. Zákon jeho presnú podobu neurčuje, v praxi však nemôže nastať situácia, kde by dve rôzne faktúry mali rovnaké číselné označenie, a zároveň by mala byť dodržaná aj postupnosť (následnosť) číselných rádov faktúr vydaných v priebehu jedného účtovného obdobia.
Pri vystavovaní faktúr by tak mala každá ďalšia faktúra niesť poradové číslo o jedno vyššie ako tá bezprostredne predchádzajúca. Jedine týmto chronologickým vzostupným číslovaním bude splnená požiadavka kontinuity fakturačnej evidencie. Pokiaľ by k narušeniu číselného rádu došlo, finančná správa bude takýto prípad vyšetrovať ako obchádzanie daňovej povinnosti.
Akú podobu môže mať číslo faktúry?
Formu ani dĺžku číselného označenia faktúr zákon neurčuje, je to vo Vašej réžii. Podstatné je, aby číslovanie slúžilo svojmu účelu. Napríklad môžete mať vytvorený samostatný číselný rad pre tuzemské a zahraničné faktúry alebo pre jednotlivé skupiny odberateľov. Túto podobu by ste potom mali zachovávať aj v následujúcich obdobiach a nemeniť ju, aby ste sa v číslovaniach dokladov nestratili ani Vy, ani finančná správa. Čo sa týka dĺžky čísla, v praxi sa môžeme najčastejšie stretnúť s 10 znakmi kvôli variabilnému symbolu, ktorý sa spravidla odvodzuje práve z čísla faktúry. Aplikácia mPOHODA samozrejme umožňuje vytvoriť si vlastný formát číselných radov.
Z akých prvkov sa číselné označenie dokladu najčastejšie skladá? Poďme si to ukázať na príklade:
2181200001
21 – označenie roku, v ktorom bola faktúra vystavená
8 – označenie druhu dokladu (napr. 8 = vydaná faktúra, 9 = zálohová faktúra, 7 = objednávka)
1 – označenie toho, kto faktúru vystavil (napr. 1 = Jan Novák)
2 – označenie zariadenia, z ktorého bola faktúra vystavená (napr. 1 = mobil, 2 = tablet)
00001 – povinné poradové číslo faktúry, ktoré sa navyšuje s každou ďalšou vystavenou faktúrou; spravidla sa v novom účtovnom období začínajú doklady číslovať opäť od 1
Niekedy sa môže v číselnom označení dokladu objaviť aj písmeno, lomka či pomlčka – žiadny zákon toto výslovne neupravuje. Takéto číslo samozrejme nejde použiť ako variabilný symbol platby, pretože banky podporujú iba číselný variabilný symbol bez iných znakov, a tak môže nastať problém pri párovaní takýchto faktúr s úhradami od odberateľov.
Akých chýb sa pri číslovaní faktúr vyvarovať? A ako ich riešiť, keď nastanú?
Ako sme uviedli vyššie, v praxi je vyžadované dodržovanie postupnosti vystavovaných faktúr. Chybou je ale preskočenie jedného či viacerých poradových čísiel v rade alebo naopak ich zdvojenie. Spravidla k tomu dôjde ľudským pochybením – najčastejšie, keď faktúry nie sú vystavované v sofvéri, ktorý číslovanie dokladov urobí za vás. Pokiaľ faktúry v jednej firme vystavuje súčasne niekoľko ľudí, môže dôjsť k duplicitnému číslovaniu. Toto prekrývanie je vhodné ošetriť napríklad označením zhotoviteľa faktúr priamo v číselnom rade. K chýbajúcemu číslu a v rade zase môže dôjsť zmazaním už vystavenej faktúry.
Pokiaľ ste vystavili faktúru s nesprávnym číslom, ale zákazníkovi ste ju ešte nepredali, číslo na faktúre opravte a vytlačte ju (znovu). Skontrolujte si ale, či medzitým už nedošlo k vystaveniu inej faktúry s daným poradovým číslom. Už ste chybnú faktúru odoslali zákazníkovi? V žiadnom prípade ju nemažte, ale opravte na nej chybné údaje a uvedomte zákazníka, že mu faktúru zašlete znovu.Ak ide však o opravu podľa zákona o DPH, musíte k faktúre vystaviť opravný daňový doklad. Pokiaľ ste si dieru v číselnom rade všimli až po nejakom čase, toto miesto nikdy nevyplňujte novými faktúrami, ktoré tam z časového hľadiska nepatria. Akúkoľvek chybu v číslovaní faktúr sa odporúča podrobne zdokumentovať pre prípadnú kontrolu finančnej správy.
|
|
|
|
Ako Vám s číslovaním faktúr pomôže mPOHODA?
Nastavením číselných radov pri založení firmy v mPohode Vás prevedie 2. diel nášho e-learningu. Do dvoch minút sa tak dozviete všetko potrebné, vysvetlíme si napríklad rozdiel medzi online a offline číselnými rádmi.
Ako sme si ukázali vo videu, mPOHODA zohľadňuje, či ste pri zakladaní dokladov pripojený k internetu, alebo nie. Pri offline použití obsahuje číselné označenie premennou užívateľov a zariadení, kde každý užívateľ má vlastný číselný rad a dvaja užívatelia nikdy nezaložia doklad s rovnakým číslom. V prípade online použitia všetci užívatelia používajú jeden spoločný číselný rád, takže musíte byť pripojení k internetu, aby došlo k správnemu nastaveniu radu.
Vychádzajúci formát číselných rádov si môžete ľubovoľne prispôsobiť potrebám firmy. Ak si naviac ponecháte u všeobecnej šablóny pole Platnosť prázdne, mPOHODA v ďalších rokoch automaticky upraví číselný rad pre ďalší rok.
Ak používate mPohodu k programu POHODA, vytvorte si v aplikácií mPOHODA iný formát číselných radov ako v programu POHODA a spustite synchronizáciu údajov. Tým predídete vzniku dvoch rôznych dokladov s rovnakým číslom.
 Infografika Číselného radu v aplikácii mPOHODA
Kompletné informácie o číselných rádoch nájdete v pomocníkovi aplikácie mPOHODA.
|
|
|
|
|
|
|
|