Pravidlá, ktoré hrajú podľa vás: Šikovné párovanie podľa vlastných podmienok

Prečo sa vôbec zaoberať pravidlami párovania?

Každá platba v banke by mala zodpovedať nejakému dokladu – typicky faktúre. Ak máte päť faktúr mesačne, pravdepodobne ich spárujete aj ručne. Ale akonáhle sa množstvo pohybov v banke zvýši, ručné dohľadávanie začne byť zbytočne zdĺhavé. A hlavne, veľmi ľahko pri ňom vznikajú chyby.
 
Automatické párovanie vám prácu výrazne zrýchli – a keď si ho nastavíte podľa seba, všetko sa bude párovať šikovne a presne tak, ako potrebujete.

Čo ponúka mPOHODA hneď v základe?

Aplikácia má dve východiskové pravidlá párovania:

1) Východiskové pravidlo

• Hodí sa pre bežné situácie, keď platby zodpovedajú faktúram v pomere 1:1.
• Páruje len vtedy, keď čiastka presne sedí.
• Každá platba sa použije len na jeden doklad.
• Pracuje s variabilným symbolom a v prípade potreby aj s číslom odberateľa alebo zmluvou..

2) Východiskové – opakovaná likvidácia

• Umožňuje aj čiastočné úhrady.
• Jedna platba môže pokryť viac faktúr (alebo len časť jednej).

Obe pravidlá si poradia s väčšinou bežných situácií ľavou zadnou. Ale ak vám nevyhovujú – alebo chcete podrobnejšie nastavenie – prichádzajú na rad individuálne pravidlá.

Čo si môžete nastaviť sami?

S individuálnymi pravidlami získate kontrolu nad tým, čo sa s čím spája a za akých podmienok. Môžete si napríklad nastaviť, že sa má párovať od najstarších faktúr, alebo naopak od najnovších. Môžete povoliť čiastočné úhrady, alebo trvať na presnej zhode čiastky.
 
mPOHODA si poradí aj v prípade, keď niektorý klient napríklad namiesto variabilného symbolu uvádza číslo dokladu a podobne. V takom prípade si môžete nastaviť pravidlo, ktoré napríklad pri chýbajúcom variabilnom symbole ako ďalšie kontroluje číslo dokladu. Párovanie tak prebehne bez potreby ručného zásahu – a vy sa nemusíte zaoberať tým, že opäť prišla neznáma platba.

Ako to vyzerá v praxi

Predstavte si, že vám pravidelne chodia platby od klienta, ktorý nevypĺňa variabilný symbol, ale zadáva ho do poľa pre variabilný symbol dokladu. Vďaka vlastnému pravidlu mPOHODA najskôr porovná čísla dokladov a automaticky spáruje platbu so správnou faktúrou. Alebo máte odberateľa, ktorý raz za štvrťrok uhradí viacero faktúr naraz – vďaka nastaveniu opakovanej likvidácie sa jednotlivé čiastky správne rozpočítajú a priradia k zodpovedajúcim dokladom.

Na čo si dať pozor

Aj keď individuálne pravidlá výrazne šetria čas, oplatí sa myslieť na niekoľko vecí:

• Pozor na chybné párovanie. Pri nesprávnom nastavení sa môže stať, že jedna platba uhradí viac dokladov, než by mala.
• Prehľadnosť je základ. Každé pravidlo si dobre pomenujte, aby ste sa v nich vyznali.
• Testujte na malej vzorke. Skôr než pravidlo spustíte „naostro“, otestujte si ho napríklad len na jednom klientovi alebo časovom období.

Zhrnutie

Individuálne pravidlá párovania vám dávajú do rúk nástroj, ktorý sa prispôsobí vášmu štýlu práce. Ak si ich správne nastavíte, dokážu automatizovať rutinné operácie, znížiť chybovosť a predovšetkým – ušetria vám čas aj energiu. Či už podnikáte sami, alebo vediete účtovný tím, táto funkcia v mPohode vám bude spoľahlivo hrať do karát.

Bol tento článok užitočný? Dajte o ňom vedieť ostatným.