Výdavky, ktoré môže firma alebo samostatne zárobkovo činná osoba uplatniť v súvislosti s použitím cestného motorového vozidla na podnikanie, sú upravené zákonom o dani z príjmov a zákonom o cestovných náhradách. Výpočet výdavkov na dopravu cestným motorovým vozidlom sa počíta pre firemné a súkromné vozidlá odlišne.
Ak uvádzate súkromné jazdy, nezabudnite uplatniť iba pomernú časť výdavkov a DPH.
Firemnými vozidlami rozumieme cestné motorové vozidlá, ktoré sú zahrnuté v majetku daňovníka alebo vozidlá v prenájme, pri ktorých je možné uplatniť výdavky za nakúpené pohonné hmoty (PHM) v preukázateľnej výške.
V ekonomickom systéme POHODA evidujete v agendách Pokladňa, Prijaté faktúry a Ostatné záväzky prvotné výdavkové doklady, ktoré sa týkajú výdavkov súvisiacich s prevádzkou vozidla. Konkrétne hovoríme o nákladoch za pohonné hmoty, pneumatiky, údržbu, poistenie, opravy atď. Súčasťou výdavkov sú samozrejme i daňové odpisy vozidla, ak máte vozidlo zadané v agende Majetok. Ako výdavky na podnikanie sa uplatnia čiastky za pohonné hmoty do výšky normovanej spotreby a všetky ostatné náklady na prevádzku vozidla, ktoré sú vykázané v danom účtovnom období.
Hodnotu nadspotreby, ktorá nie je daňovo uznateľná, môžete vypočítať pomocou tlačovej zostavy Priemerná spotreba. Vyčísľuje normovanú spotrebu, zostatok v nádrži i stav tachometra. Je zostavená podľa jednotlivých vozidiel, voliteľne ju môžete tlačiť za zvolené obdobie (napr. za každý mesiac).
Tlačová zostava Kniha jázd má pri firemnom vozidle iba evidenčný charakter.
Pre výpočet náhrad za palivo sú použité ceny vyhlasované Štatistickým úradom SR alebo skutočné ceny, ktoré je potrebné doložiť dokladmi o kúpe.
Podľa zákona o dani z príjmov sú to vlastné motorové vozidlá, používané na súkromné účely, ktoré nie sú zahrnuté do obchodného majetku daňovníka. Ak je súkromné vozidlo použité na podnikanie, je možné do daňových výdavkov uplatniť náhradu vo výške výdavkov za spotrebované pohonné hmoty a základnú zákonnú náhradu za každý km jazdy.
V programe POHODA sú použité pre uplatniteľné výdavky nasledujúce vzorce:
- uplatniteľná náhrada = základná náhrada + náhrada výdavkov za spotrebované pohonné hmoty
- základná náhrada = počet km × sadzba základnej náhrady
- náhrada za spotrebované PHM = (spotreba × cena PHM × počet km)/100
V uvedených vzorcoch sa pre výpočet používajú nasledujúce hodnoty:
- Počet km – hodnota z agendy Jazdy pre príslušnú jazdu súkromným vozidlom.
- Sadzba základnej náhrady – hodnota z agendy Legislatíva podľa druhu príslušného vozidla. Aktuálna výška náhrad pre podnikateľov je stanovená opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR.
- Spotreba – hodnota uvedená pre príslušné vozidlo v agende Vozidlá.
- Príves – zaškrtnutie voľby zvyšuje náhradu za spotrebované PHM o percento tu uvedené.
- Cena PHM – ak je pri príslušnom automobile v agende Vozidlá zaškrtnutá voľba Používať skutočné ceny PHM, použije sa pri výpočte náhrady cena PHM z agendy Jazdy. V prípade, že pri príslušnej jazde nebude údaj o skutočnom čerpaní PHM uvedený, bude použitá hodnota z predchádzajúceho čerpania. Ďalšou možnosťou je voľbu nezaškrtnúť, kedy sa použije zodpovedajúca hodnota z agendy Legislatíva. Hodnoty v agende Legislatíva je potrebné upraviť ručne na požadované čiastky.
Ak ide o vlastné cestné motorové vozidlo, ktoré nie je zahrnuté do obchodného majetku daňovníka, ale v obchodnom majetku daňovníka zahrnuté bolo, alebo bolo u daňovníka predmetom finančného prenájmu s následnou kúpou prenajatej veci a nájomné či jeho časť uplatnil alebo doteraz uplatňuje ako výdavok na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov, resp. pri vozidle vypožičanom, môže daňovník uplatniť iba náhrady za spotrebované pohonné hmoty. V agende Vozidlá je v tomto prípade potrebné pri konkrétnom vozidle zvoliť Typ Súkromné-PHM.
Jazdy súkromným vozidlom, ktoré súvisia s podnikaním, sa v priebehu účtovného obdobia evidujú v knihe jázd. Tá je prvotným dokladom pre výpočet náhrad. Výslednú náhradu POHODA vypočíta na tlačovej zostave Kniha jázd. Uvedenú čiastku je potrebné na konci roka ručne zaúčtovať.
Zavedenie evidencie jázd
Skôr ako začnete vytvárať jazdy, je potrebné vložiť všetky potrebné údaje do agendy Vozidlá a rovnako je vhodné vyplniť záznamy o vodičoch do agendy Zoznam vodičov. Taktiež nezabudnite skontrolovať údaje v agende Legislatíva pre kategóriu Jazdy.