Bezpečnosť údajov

Všetky osobné údaje o svojich obchodných partneroch, zákazníkoch a iných subjektoch zapisujte do agendy Adresár. Je ideálny na ich správu podľa nariadenia GDPR. Okrem klasických kontaktných a fakturačných údajov tak budete mať na jednom mieste informácie o tom, odkedy, dokedy a prečo ich máte v evidencii, ako sa účel ich spracovania časom menil alebo tiež kto s nimi pracuje. Všetko budete zaznamenávať na záložke GDPR, na ktorú jednoducho vyplníte príslušné pole, resp. voľbu, alebo si vyberiete požadovanú možnosť z výklopného zoznamu. POHODA vám niektoré možnosti ponúkne sama, ale do zoznamu si môžete pridať aj vlastné, prostredníctvom agendy Dôvody spracovania údajov GDPR.

Prácu s osobnými údajmi vám uľahčí ponuka Záznam agendy Adresár, v ktorej nebudú chýbať funkcie napríklad na hromadné úpravy alebo vyplnenie záložky GDPR pri viacerých adresách naraz, na výber adries s aktuálne platným súhlasom alebo účelom alebo naopak s končiacim súhlasom k určitému dátumu.

Implementácia nariadenia GDPR do praxe je pro mnohých podnikateľov nepredstaviteľná. Uveďme si teda na príklade, ako by to mohlo vyzerať:

Ako marketingová agentúra máte na vašich webových stránkach možnosť jednorázovej registrácie na odber newslettera – e-booku s marketingovými tipmi. Registrácia má obmedzenú platnosť 3 mesiace, počas tejto doby užívateľom každý týždeň chodí časť e-booku. V programe POHODA si tak nadefinujete nový dôvod spracovania osobných údajov, „Zasielanie reklamných oznámení“, na základe poskytnutého súhlasu s platnosťou 3 mesiace. Tento dôvod priradíte konkrétnym adresám na záložke GDPR. Nemusíte to však robiť pri každej adrese zvlášť, ale pomocou novej funkcie ho pridáte na záložku GDPR všetkým 350 registrovaným kontaktom naraz.

Pred koncom súhlasu (napríklad po 2 mesiacoch od registrácie) si tieto adresy môžete jednoducho vyfiltrovať a zaslať im vlastnú ponuku profesionálnej marketingovej komunikácie. Potom, čo sa ju 100 užívateľov (z pôvodných 350 registrovaných) rozhodne využiť, priradíte im ďalší dôvod spracovania údajov, tentokrát na základe zmluvného vzťahu. Medzitým si jeden z týchto užívateľov vyžiada doložiť údaje, ktoré o ňom spracovávate. Na pár kliknutí si tak zobrazíte tlačovú zostavu, z ktorej na prvý pohľad uvidíte, aké údaje o ňom evidujete a na základe čoho – v tomto prípade hneď z dvoch dôvodov: zasielanie reklamných oznámení a zmluvného vzťahu.

Bezpečnosť údajov ekonomického systému POHODA zaručuje použitá technológia. Základný rad POHODA využíva technológiu file-server, čo znamená, že každý užívateľ pracuje s údajmi, ktorá sú uložené v jednom alebo viacerých súboroch priamo v jeho počítači. Údaje sú zabezpečené pomocou overenia užívateľského hesla a systému základných prístupových práv. Rady POHODA SQL a E1 využívajú technológiu klient-server, kedy užívatelia programu nemajú prístup priamo k zdrojovým údajom, tie sú uložené na Microsoft SQL Serveri. Po sieti sa prenášajú vždy len tie záznamy, ktoré v danej chvíli uživateľ priamo potrebuje. Citlivé údaje sú tak viac chránené proti poškodeniu a neoprávnenému prístupu alebo ich zneužitiu.

Pre obidva rady platí, že pomocou systému prístupových práv určíte, kto s danými údajmi môže pracovať, a vďaka sledovaniu histórie zmien uvidíte, kto s nimi akokoľvek manipuloval. V každom prípade, čím vyšší rad programu POHODA používate, tým prepracovanejšie funkcie prístupových práv a sledovenie histórie máte po ruke.

V rámci zvýšenia bezpečnosti pribudne v programe POHODA aj možnosť logovania ? Pri logovaní sa zaznamenávajú údaje o činnosti jednotlivých užívateľov.. Ďalšie funkcionality na seba nenechajú dlho čakať.