Využívame cookies pre zabezpečenie jednoduchšieho používania našich webových stránok. Pokračovaním v prehliadaní webu predpokladáme, že s tým súhlasíte. Rozumiem Viac informácii

12.4 Import a export údajov

409_import_a_export_udajov.png

Ekonomický a informačný systém POHODA disponuje celým radom funkcií pre import a export údajov do alebo z databázy aktuálnej účtovnej jednotky. Tieto funkcie sú pripravené v sprievodcoch, ktorých vyvoláte pomocou povelov Import agendy… Export agendy… z ponuky Súbor/Dátová komunikácia. Ďalšie varianty exportu sú k dispozícii po stlačení pravého tlačidla myši nad tabuľkou s vybranými záznamami.

Import údajov

POHODA umožňuje importovať údaje do agend Adresár, Analýza, Banka, Krátkodobý majetok, Interné doklady, Kniha jázd, Personalistika, Pokladňa, Predkontácia, Prijaté objednávky, Účtová osnova, Výdajky, Zásoby a agend faktúr zo súboru typu Access (MDB), dBase IV a dBase 5.0 (DBF). Importom údajov vás povedie sprievodca, ktorého podrobný popis nájdete v interaktívnom pomocníkovi k programu, ktorého zobrazíte stlačením klávesu F1.

Ak chcete importovať doklady medzi systémami POHODA, a to vrátane ich položiek a prípadne i väzieb na iné agendy, musíte import údajov vykonať z celej databázy. Podmienkou pre správny import je, aby obidve databázy účtovných jednotiek boli v rovnakej verzii programu.

Aktualizačný import využijete napr. pri aktualizácii adresára používaného vo viacerých firmách.

Ak vykonáte import údajov z už vyexportovaného súboru, tak sa importujú len hlavičky dokladov.

Údaje môžete importovať tromi rôznymi spôsobmi:

  • Bežný import nahrá importované záznamy do zvolenej agendy bez ohľadu na súčasný obsah.
  • Aktualizačný import využijete napr. pri aktualizácii cien skladových zásob alebo pri aktualizácii adresára.
  • Nahrádzajúci import najprv vymaže celý obsah konkrétnej agendy a až potom importuje obsah externej databázy.

Export údajov

I exportom údajov vás povedie sprievodca. Tohto sprievodcu spustíte povelom Export agendy… z ponuky Súbor/Dátová komunikácia. Na jednotlivých stranách sprievodcu nastavíte hodnoty a parametre súvisiace s exportom údajov.

410_export_udajov.png

POHODA dovoľuje exportovať údaje z väčšiny dostupných agend, pričom prenášať je možné buď kompletný obsah požadovanej agendy, alebo iba časť jej záznamov. Čiastočný export údajov z aktuálne otvorenej agendy spustíte tiež povelom Export agendy… z ponuky Súbor/Dátová komunikácia. Potom už len obvyklým spôsobom vyberiete požadované záznamy.

Export údajov pre Slovenskú poštu – ePodací hárok

Program POHODA umožňuje exportovať údaje z agend Prijaté ponuky, Vydané ponuky, Prijaté dopyty, Vydané dopyty, Prijaté objednávky, Vydané objednávky, Vydané zálohové faktúry, Vydané faktúry Personalistika do súboru, ktorý môžete importovať prostredníctvom aplikácie ePodací hárok na internetových stránkach Slovenskej pošty. Táto aplikácia slúži k rýchlemu spracovaniu a tlači ePodacích hárkov.

Množstvo, resp. rozsah exportovaných údajov môžete ovplyvniť výberom záznamov v niektorej z vyššie uvedených agend programu POHODA. Vďaka voľbe Slovenská pošta v sprievodcovi Export databázy môžete zadať ďalšie doplňujúce parametre, ktoré sú potrebné pre vyplnenie podacích hárkov (napr. druh zásielky, hmotnosť, služby).

Exportované údaje sú uložené vo formáte XML. Jeho názov je zhodný s tým, ktorý uvediete v sprievodcovi do poľa Súbor. Aplikáciu ePodací hárok musíte nastaviť tak, aby vedela prijať vyexportovaný súbor z programu POHODA. Nastavenie aplikácie ePodací hárok pre formát XML sa vykonáva zvlášť.

Export tlačových zostáv

Všetky záznamy, ktoré boli importom údajov pridané alebo len pozmenené, sú v príslušnej agende označené v poli X (pôvodné označenie je zrušené) a pole Zapísal je doplnené podľa prihláseného užívateľa, ktorý import vykonal.

 

Tlačové zostavy môžete z programu POHODA exportovať tiež ako samostatný súbor. Túto možnosť nájdete na nástrojovej lište každého náhľadu tlačovej zostavy alebo ju sprístupníte klávesovou skratkou ALT+E. S exportom tlačovej zostavy vám pomôže zobrazený sprievodca, v ktorom si zvolíte, či chcete tlačovú zostavu vo formáte XLS (Microsoft Excel), alebo vo formáte HTML. V sprievodcovi ďalej uvediete názov súboru a miesto uloženia.

Viac informácií nájdete v interaktívnom pomocníkovi po stlačení klávesu F1.

Export obsahu tabuľky

Ak stlačíte v tabuľke agendy pravé tlačidlo myši a z miestnej ponuky zvolíte povel Export tabuľky…, exportujú sa iba vybrané záznamy danej agendy.

Ak užívateľ nemá v agende Prístupové práva vo vetve Súbor/Databáza zaškrtnutú voľbu Export, program mu neumožní vykonať daný povel.

Na rozdiel od funkcie pre export agendy zodpovedá východiskové nastavenie exportu v sprievodcovi aktuálnemu poradiu stĺpcov v tabuľke. Pred použitím funkcie preto môžete pomocou povelu Stĺpce… vybrať a zobraziť len tie stĺpce, ktoré potrebujete exportovať.

411_export_obsahu_tabulky.png 

Otvorenie tabuľky v Exceli

Ak zvolíte z miestnej ponuky, ktorá sa objaví po stlačení pravého tlačidla myši v tabuľke agendy, povel Otvoriť v Exceli, otvorí sa program Microsoft Excel (ak ho máte nainštalovaný na svojom počítači) a v ňom sa zobrazia vybrané záznamy agendy. Stĺpce listu v dokumente Excel zodpovedajú stĺpcom tabuľky v programe POHODA, vrátane ich poradia.

Prenos obchodných dokladov

Bližšie informácie nájdete na www.stormware.sk/pohoda/eform.

STORMWARE eForm (viď kapitola Internetové obchody) zavádza všeobecne použiteľné definície, ktoré uľahčujú elektronický prenos obchodných dokladov medzi firmami. Môžu ich využiť všetci užívatelia systému POHODA a prípadne tiež užívatelia iných ekonomických systémov.

Použitie protokolu eForm prináša užívateľom komfort a vysokú úsporu času. Obchodný dokument (faktúra, príjemka, objednávka), doručený e-mailom ako príloha HTML, stačí otvoriť a kliknutím na tlačidlo Import ho importovať do ekonomického systému. POHODA vyhľadá v adresári dodávateľa či odberateľa, naviaže položky dokladu na skladovú evidenciu, skontroluje ceny na doklade podľa nastavenej cenovej politiky a o priebehu celého importu vás prehľadne informuje v sprievodcovi importom.

POHODA využíva pre elektronickú výmenu dokladov práve protokol eForm vo formáte XML dokumentu. Výhodou formátu XML je ľahká čitateľnosť údajov pre ľubovoľnú aplikáciu na akejkoľvek platforme. Štruktúru (obsah) konkrétneho typu XML dokumentu je možné navyše jednoznačne popísať, čo maximálne urýchli prepojenie dvoch akýchkoľvek systémov.

Tento typ importu môžete vykonať pri HTML zostavách v agendách Vydané objednávky, Vydané faktúry, Vydané zálohové faktúryVýdajky, ak ide o zostavy v domácej mene.

V radoch POHODA E1 a POHODA SQL nadefinujete práva na rôzne typy exportov po jednotlivých agendách.

Ako odoslať XML údaje zo systému POHODA?

  • Vyberte príslušný doklad (faktúra, dodací list, objednávka).
  • Vyvolajte dialógové okno Tlač.
  • Zvoľte niektorú HTML zostavu.
  • Stlačte tlačidlo Odoslať.

Otvorí sa e-mailová správa už priamo určená zvolenému dodávateľovi alebo odberateľovi, s vyplneným predmetom a textom a zodpovedajúcou HTML prílohou. Záverečným krokom je jej odoslanie.

Ako importovať XML údaje do systému POHODA?

412_sprievodca_importom_xml_dokumentu_eform.png

 

  • V prípade, že dostanete súbor vo formáte HTML, otvorte ho a stlačte tlačidlo Import.
  • Ak máte spustený program POHODA, otvorí sa sprievodca, ktorý vás importom dokladu povedie.
  • Ak dostanete súbor s príponou XPH, pre spustenie sprievodcu ho stačí iba otvoriť dvojklikom myši na názov súboru v aplikácii Prieskumník.
  • V prípade importu súboru s príponou XML najprv príponu premenujte na XPH alebo využite protokol eForm.

Aktuálne môžete dokumenty importovať do agend Prijaté faktúry, PríjemkyPrijaté objednávky, teda vydané faktúry, dodacie listy alebo vydané objednávky vystavené odosielateľom.

Údaje, ktoré chcete importovať, musia byť v týchto formátoch:

  • XML formát protokolu eForm,
  • ľubovoľný iný formát XML obsahujúci všetky potrebné údaje o doklade.

POHODA si sama pred vlastným importom údajov skontroluje, o aký formát ide, a prípadne vykoná prevod do čitateľnej podoby. Na tento účel je možné jednoducho využiť technológiu XSLT (XSL Transformations).