Vďaka funkcii Fakturovať… z ponuky Záznam/Editácia môžete vykonávať hromadnú fakturáciu, tzn. vygenerovať väčšie množstvo faktúr podľa vybranej vzorovej faktúry a jej čísla pre zvolený okruh adries.
Skôr ako zahájite hromadnú fakturáciu, uistite sa, či máte:
- bezchybne a kompletne pripravenú vzorovú faktúru a poznáte jej číslo,
- vybrané všetky požadované adresy v adresári (v tabuľke agendy),
- správne nastavený číselný rad faktúry.
Postup prípravy vzorovej faktúry:
Pred začiatkom práce vykonajte zálohu databázy. V prípade, že operáciu vykonáte chybne, a tým vytvoríte mnoho chybných vydaných faktúr, môžete obnoviť pôvodný stav z tejto zálohy.
Ideálne je, keď pre hromadne generované faktúry vyčleníte vlastný číselný rad, aby ste sa pri práci dobre orientovali. Otvorte si agendu Vydané faktúry, resp. Vydané zálohové faktúry a zapíšte vzorovú faktúru. Do poľa Firma uveďte napr. text Vzor a ostatné adresné polia nechajte prázdne. Správny obsah pre polia s adresami sa do každej vygenerovanej kópie načíta z adresára.
Odporúčame, aby ste si označili vzorovú faktúru pomocou klávesovej skratky ALT+X (označenie ostatných faktúr najprv odstráňte) pre neskorší rýchly výber vygenerovaných faktúr podľa ich označenia. Zároveň nezabudnite zmazať vytvorenú vzorovú faktúru pred tlačou.
Podporované typy faktúr
Podľa zapísaného čísla určí program číselný rad a automaticky vygeneruje doklady typu zálohová faktúra alebo proforma v agende Vydané zálohové faktúry, resp. faktúra v agende Vydané faktúry.