Všeobecné nariadenie na ochranu osobných údajov alebo GDPR (General Data Protection Regulation) je nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 zo dňa 27. mája 2016 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracúvaním osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov.
Povinnosť byť v súlade s GDPR by mala primárne vychádzať z prijatia vnútornej koncepcie, vykonania procesných zmien a zavedenia opatrení, ktoré dodržujú najmä zásady zámernej ochrany osobných údajov. V programe POHODA potom môžete využiť sadu nástrojov pre uľahčenie týchto činností. Tieto aktivujete v agende Globálne nastavenie/GDPR voľbou Povoliť GDPR.
Všeobecné nariadenie formuluje v článku 6 podmienky, pri ktorých splnení je možné v zodpovedajúcom rozsahu spracúvať osobné údaje subjektov. Na základe týchto podmienok môžete stanoviť skupinu právnych dôvodov, ktoré máte pre spracúvanie osobných údajov subjektov, ktoré evidujete. Tie môžete zapísať do agendy Dôvody spracúvania údajov GDPR, ktorú nájdete v ponuke Nastavenie/Zoznamy.
Ak máte definovanú skupinu používaných právnych dôvodov, môžete ich v agende Adresár priradiť jednotlivým subjektom na záložku GDPR. Tu vyberiete konkrétny právny dôvod či dôvody, ktoré máte pre spracúvanie osobných údajov o danom subjekte, vrátane dátumu od kedy a prípadne i do kedy je tento dôvod pre daný subjekt platný.
Bližšie informácie o tom, ktoré doklady spadajú medzi predpredajné, predajné a popredajné, nájdete v pomocníkovi programu POHODA.
Na záložke GDPR v agende Adresár nájdete tiež tri dátumové polia. Tie obsahujú dátum posledného vystavenia predpredajného, predajného a popredajného dokladu. Napríklad vás tak informujú, kedy naposledy ste danú adresu použili pri fakturácii. Tieto údaje sa neaktualizujú automaticky, je potrebné ich aktualizovať pomocou Sprievodcu pre vyplnenie dátumov posledného použitia adries v dokladoch, ktorého zobrazíte povelom Záznam/GDPR/Aktualizovať dátumy použitia adresy…
Funkcia Aktualizovať dátumy použitia adresy… umožňuje načítať dátumy posledného použitia adries na dokladoch z aktuálnej i zo starších účtovných jednotiek. Po načítaní sa dátumy zobrazia v príslušných stĺpcoch agendy Adresár a tiež na záložke GDPR.
Ak máte od subjektu údajov udelený súhlas pre spracúvanie osobných údajov v papierovej podobe, môžete jeho naskenovanú kópiu evidovať pri každej adrese na záložke Dokumenty.
Po spustení Sprievodcu pre vyplnenie dátumov posledného použitia adries na dokladoch zvoľte na prvej strane, či chcete načítať dátumy aj zo starších jednotiek. Ak ste z nich dátumy už raz načítali, nie je zvyčajne potrebné túto operáciu vykonávať znovu, ak medzitým nedošlo k zmene dátumov v uzatvorených účtovných jednotkách.
Na druhej strane sprievodcu vyberte účtovné jednotky, z ktorých chcete dátumy načítať. K dispozícii je vždy aktuálna účtovná jednotka a ďalej, ak ste sa tak rozhodli na prvej strane, historické jednotky s rovnakým IČO a starším rokom, ako má aktuálna jednotka.
Po stlačení tlačidla Dokončiť sa vykoná načítanie dátumov k jednotlivým adresám. Dátumy sa načítajú do príslušných stĺpcov tabuľky v agende Adresár, pričom každá skupina dokladov má stĺpec pre aktuálne i predchádzajúce obdobie. Predchádzajúce obdobie sa vypĺňa iba v prípade, ak bola na druhej strane sprievodcu vybraná aspoň jedna staršia účtovná jednotka. Nakoniec sa vyberie vždy novší dátum a načíta sa do poľa v hornej časti záložky GDPR v agende Adresár. Na záložke je tak vidieť, kedy bol naposledy pre adresu vystavený príslušný typ dokladu.
Povelom Vyhľadať záznamy… z ponuky Záznam/GDPR vyvoláte sprievodcu Vyhľadanie adries podľa práv. dôvodov pre spracúvanie osob. údajov. Ten využijete pre hľadanie adries s platným, končiacim či úplne exspirovaným dôvodom spracúvania, prípadne tých, ktoré žiadny dôvod spracúvania nemajú vyplnený. Pre každý typ hľadaných záznamov určíte bližšie parametre vyhľadávania na druhej strane sprievodcu.
Pomocou sprievodcu Hromadné pridanie dôvodu spracúvania vyvolaného cez ponuku Záznam/GDPR/Hromadne pridať dôvod spracúvania… priradíte dôvod spracúvania osobných údajov všetkým vybraným adresám naraz.
Pomocou povelu Záznam/GDPR/Obmedzenie spracúvania označíte adresu príznakom Obmedzené spracúvanie. Takto označenú adresu nie je bežne vidieť v agende Adresár a nie je možné ju ani vložiť do dokladu. Adresy s týmto príznakom je možné zobraziť prostredníctvom voľby Obmedzené spracúvanie. Tú nájdete po kliknutí pravým tlačidlom myši v pravej časti stavového riadku v ponuke, ktorá slúži k prepínaniu rozsahu zobrazenia adresára.